بعد الحرب العالمية الثانية، كانت تويوتا تبحث عن طريقة لتقليل الهدر في منشآتها. الطريقة التي تم تطبيقها في هذه الشركة والمعروفة باسم نظام إنتاج تويوتا تضمنت مبادئ لخلق نظام منطقي في مكان العمل. هذه المبادئ لاقت ترحيبًا في الغرب أيضًا بعد اليابان وأصبحت تُعرف باسم نظام 5S.

فايڤ إس (5S) هي طريقة إدارية يابانية صُممت تحديدًا لحل هذه المشكلة. تساعد هذه المنهجية على جعل بيئة العمل مرتبة وآمنة وذات كفاءة عالية، بحيث يكون كل شيء في مكانه المناسب. هنا يدخل نظام (5S)؛ طريقة بسيطة ولكن قوية لزيادة الإنتاجية وتقليل الهدر وتحسين جودة بيئة العمل.

سر نجاح المؤسسات في خمس خطوات 5S

1. الفرز (Seiri)

في هذه المرحلة يجب فحص جميع الأدوات والمعدات والتخلص من الأشياء غير الضرورية. فالأدوات الزائدة تسبب الفوضى وهدر الوقت. على سبيل المثال، في مكتب العمل يجب أرشفة الملفات القديمة أو التخلص منها كي يصبح المكان جاهزًا للأدوات الضرورية.

2. الترتيب والتنظيم (Seiton)

بعد إزالة الفائض، يجب وضع جميع الأدوات والوثائق في أماكنها المناسبة. تساعد هذه المرحلة الموظفين على الوصول بسرعة إلى ما يحتاجون إليه. وضع الملصقات وترتيب الرفوف من الطرق الشائعة لتنفيذ هذه الخطوة.

3. التنظيف (Seiso)

يجب أن يكون مكان العمل دائمًا نظيفًا ومرتبًا. الحفاظ على نظافة الأدوات ومساحة العمل يزيد من سلامة الموظفين ويقلل من أعطال المعدات. التنظيف المنتظم جزء من المهام اليومية.

4. التوحيد القياسي (Seiketsu)

للحفاظ على نتائج الخطوات الثلاث السابقة، يتم وضع تعليمات وقوائم فحص ليتعرف الجميع على المعايير التي يجب اتباعها. هذه المرحلة تحول النظام والنظافة إلى عادة تنظيمية.

5. الانضباط (Shitsuke)

في النهاية، لا يمكن تطبيق 5S بنجاح دون الالتزام المستمر وبناء ثقافة تنظيمية. يجب على الموظفين دائمًا الالتزام بمبادئ النظام والمعايير، ويقوم المديرون بتعزيز هذه السلوكيات من خلال المتابعة والتدريب.

لماذا يُعد 5S مهمًا؟

• زيادة الإنتاجية: التنظيم في مكان العمل يقلل الوقت الضائع في البحث عن الأدوات أو المعلومات، ويزيد تركيز الموظفين على إنجاز العمل.
• تقليل الأخطاء والمخاطر: المكان النظيف والمنظم يقلل من الأخطاء واحتمال وقوع الحوادث.
• تحسين جودة العمل: توحيد المعايير وتنظيم المكان يعزز الدقة وجودة النتائج.
• توفير الوقت والموارد: إزالة الأدوات الزائدة والتنظيم الصحيح يمنع هدر المواد والطاقة والوقت.
• تعزيز الثقافة التنظيمية: التطبيق المستمر لـ5S يخلق عادات إيجابية ويزيد من انسجام الفريق.
• بيئة عمل أكثر راحة: المكان المرتب والنظيف يرفع من رضا الموظفين ويعزز الحافز.

الخلاصة حول 5S

تطبيق نظام 5S لا يعني فقط ترتيب المكتب أو المصنع؛ بل هو مسار للتحسين المستمر وزيادة الإنتاجية وخلق بيئة عمل آمنة ومريحة. عندما يكون كل شيء في مكانه ويتم الالتزام بالمعايير، تُنجز الأعمال بسرعة ودقة أكبر وتتشكل ثقافة التعاون والانضباط. تُظهر تجربة الشركات الرائدة مثل تويوتا أن 5S يمكنه إحداث فرق كبير في الجودة ورضا الموظفين والأداء العام، وأن أي بيئة عمل، صغيرة كانت أو كبيرة، يمكن أن تستفيد منه.