مقدمة برنامج الرسائل من حزمة البرمجيات pooyan
مقدمة عامة للبرنامج
برنامج الرسائل من مجموعة برمجيات pooyan هو أداة قوية لإدارة، وكتابة، وإرسال، واستقبال، وأرشفة المراسلات الإدارية في الهياكل التنظيمية والبلدية. صُمم هذا البرنامج بهدف إزالة المراسلات الورقية، وتسريع العمليات الإدارية، وزيادة الشفافية في الاتصالات الداخلية والخارجية للمنظمة. يتيح نظام الرسائل للمستخدمين إجراء جميع المراسلات على منصة رقمية مع الالتزام بالهياكل الرسمية، وتخزين سجلاتها بشكل منظم.
المشكلة الرئيسية أو الاحتياج الذي يحله البرنامج
في المنظمات، تُعد المراسلات الرسمية ومتابعة الوثائق المكتوبة من أهم العمليات. يُعد استخدام الورق، والأرشفة المادية، والتأخير في الإرسال والاستقبال، وفقدان المستندات، وعدم وجود قدرة تتبع دقيقة، مشاكل شائعة في إدارة المراسلات. من خلال رقمنة هذه العملية بالكامل، يوفر برنامج الرسائل منصة آمنة وسريعة وقابلة للتتبع لتدوير الرسائل، ويتوافق مع مبادرات الحكومة الإلكترونية، ويحسن الإنتاجية في الاتصالات الإدارية.
الميزات والإمكانيات الرئيسية
- إنشاء وكتابة الرسائل بتنسيق رسمي
- إرسال الرسائل إلى المستخدمين والوحدات والمنظمات الأخرى
- إحالة داخلية مع قدرة التتبع وتحديد مواعيد الرد
- تسجيل رقم الرسالة، والتاريخ، والمرفقات، والمستلمين، والموضوع
- أرشفة تلقائية للرسائل مع إمكانية التصنيف وإضافة العلامات
- بحث متقدم بناءً على المرسل، والمستلم، والفترة الزمنية، والرقم، والكلمات المفتاحية
- إشعار فوري باستلام رسالة جديدة
- توقيع رقمي ومستوى وصول بناءً على الدور التنظيمي
- إمكانية إرفاق ملفات وصور ومستندات بالرسائل
الجمهور المستهدف ومستخدمو البرنامج
صُمم برنامج الرسائل لجميع موظفي المنظمات والبلديات؛ من الأمانات العامة ومسؤولي الأرشيف إلى المدراء التنفيذيين، والأقسام القانونية، والمالية، والتخطيط العمراني، والخدمات. أي وحدة تحتاج إلى مراسلات رسمية داخلية أو بين المنظمات يمكنها استخدام هذا البرنامج وتوفير الوقت والتكاليف والموارد البشرية.
سيناريو الاستخدام أو المثال العملي
لنفترض أن وحدة الشؤون المالية تحتاج إلى إرسال رسالة رسمية إلى وحدة العقود بشأن تمديد صلاحية مشروع. ينشئ أخصائي الشؤون المالية نموذج الرسالة في برنامج الرسائل، ويدخل الموضوع، والمستلم، والنص، والمرفقات، ويرسل الرسالة. يتم إخطار المستلم باستلام الرسالة عبر مكان العمل أو إشعار النظام، ويراجعها ويقوم بالرد. تتم توثيق العملية بأكملها بالترقيم، وتسجيل الوقت، والتوقيع الرقمي، وتخزينها في الأرشيف الإلكتروني.
المزايا التنافسية ونقاط التميز
- تكامل كامل مع منشئ النماذج، ومنشئ العمليات، ومنشئ الوثائق، ومكان العمل
- تسهيل تتبع سجلات المراسلات بنظام تسجيل احترافي
- منع الإرسالات المكررة أو الخاطئة بهيكل تحكم في المستلمين
- عرض سلسلة الإحالات لكل رسالة بشكل شجري
- دعم التوقيع الرقمي وأمان عالٍ في سرية المراسلات
- متوافق مع الهياكل الهرمية والهيئات متعددة الوحدات
الارتباط بأنظمة Gity الأخرى
يرتبط برنامج الرسائل بشكل مباشر مع المكونات الأخرى لحزمة pooyan. يمكن إنشاء الرسائل وإرسالها من داخل العمليات بواسطة منشئ العمليات؛ يتلقى المستخدمون الإشعارات عبر مكان العمل؛ يتم تخزين المستندات المرفقة بالرسائل في محركات الأقراص؛ ويمكن إنشاء نص الرسالة من منشئ الوثائق. بالإضافة إلى ذلك، يتم استرداد معلومات جهات اتصال مستلمي الرسائل من وحدة جهات الاتصال، ويتم تتبع سير العمل ذات الصلة عبر إدارة المهام.
التقارير والمخرجات المعلوماتية
يوفر برنامج الرسائل إمكانية تقديم أنواع مختلفة من التقارير الإدارية والتشغيلية. تتضمن أمثلة هذه التقارير عدد الرسائل المستلمة والمرسلة ضمن فترة زمنية محددة، ومعدل استجابة الوحدات، وحالة تتبع الرسائل، وتصنيف الرسائل حسب الموضوع أو المرسل، وتحليل الاتصالات التنظيمية. هذه التقارير قابلة للتعديل والتخصيص من خلال أداة منشئ التقارير وتساعد المدراء بشكل كبير في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
