مقدمة برنامج الرسائل من حزمة البرمجيات pooyan
مقدمة عامة للبرنامج
برنامج الرسائل، جزء حيوي من حزمة البرمجيات pooyan من مجموعة Gity، هو نظام متكامل وقوي لإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية للمنظمة، يوفر إمكانية إرسال واستقبال وتنظيم وتتبع الرسائل النصية والمرئية ومتعددة الوسائط في بيئة آمنة وموثوقة. يساعد هذا البرنامج المنظمات والبلديات على جعل الاتصالات الداخلية للمنظمة منظمة ومرتبة وقابلة للتتبع، ويمنع تشتت وفقدان المعلومات.
المشكلة الرئيسية أو الاحتياج الذي يحله البرنامج
في العديد من المنظمات، يؤدي استخدام أدوات اتصال مختلفة مثل البريد الإلكتروني وبرامج المراسلة غير الرسمية والهاتف إلى اتصالات مشتتة ولا مركزية وتفتقر إلى توثيق دقيق، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية، وإحداث ارتباك، وفقدان المعلومات. كما أن عدم إمكانية التتبع الدقيق والتحكم في مستوى وصول الرسائل يقلل من أمان المعلومات وقد يؤدي إلى حدوث أخطاء محتملة. يحل برنامج الرسائل هذه التحديات من خلال توفير منصة مركزية وآمنة ومراعية للمستخدم، مما يسهل عملية الاتصال.
الميزات والإمكانيات الرئيسية
- إرسال واستقبال الرسائل النصية والصوتية والمرئية والملفات المرفقة بأحجام متنوعة
- إنشاء مجموعات دردشة داخلية مع إمكانية إدارة الأعضاء والأدوار
- تصنيف الرسائل وإضافة علامات لها لتنظيمها والوصول إليها بشكل أسرع
- إمكانية البحث المتقدم بين الرسائل بناءً على المحتوى والمرسل والتاريخ ونوع الرسالة
- عرض إشعارات فورية وإعلام لحظي للرسائل الجديدة
- إمكانية تحديد مستويات وصول دقيقة لعرض الرسائل وإرسالها وإدارتها بناءً على الأدوار التنظيمية
- دمج كامل مع مكان العمل لعرض الرسائل والإشعارات بشكل متكامل
- قدرة أرشفة وحفظ الرسائل للوصول إليها واستعادتها بسهولة في المستقبل
- دعم اللغة العربية ومحاذاة واجهة المستخدم بالكامل من اليمين إلى اليسار
- إمكانية الرد السريع، وإعادة التوجيه، وحذف الرسائل مع الحفاظ على السجلات
- دعم التوقيع الرقمي والمصادقة لتعزيز أمان الاتصالات
الجمهور المستهدف ومستخدمو البرنامج
صُمم برنامج الرسائل لجميع المستويات التنظيمية بما في ذلك المديرون، والمتخصصون، وفرق الدعم، وموظفو الوحدات المختلفة، وحتى المستخدمون الخارجيون المرخص لهم. يُعد هذا البرنامج أداة حيوية بشكل خاص لفرق المشاريع، ومكاتب الإدارة، والوحدات الخدمية التي تحتاج إلى تبادل معلومات سريع وموثق وقابل للتتبع.
سيناريو الاستخدام أو المثال العملي
يستخدم مدير مشروع في بلدية برنامج الرسائل لتنسيق أنشطة فريقه. ينشئ مجموعة دردشة المشروع ويضيف الأعضاء. يمكن لكل عضو مشاركة الرسائل والملفات والملاحظات المتعلقة بمهامه. من خلال الإشعارات الفورية، يتم إعلام الأعضاء بالتغييرات والأخبار الجديدة. يمكن لمدير المشروع وضع علامة على الرسائل المهمة واستعادتها بسهولة في المستقبل. في حالة حدوث أي مشكلة، يتم إعادة توجيه الرسائل بسرعة وإرسال الإشعارات، ويتم حفظ جميع السجلات.
المزايا التنافسية ونقاط التميز
- تكامل كامل مع مكان العمل ووحدات حزمة pooyan الأخرى لتجربة مستخدم موحدة
- واجهة مستخدم بسيطة وعربية ومحلية بالكامل تناسب احتياجات المستخدمين الإيرانيين
- دعم أنواع مختلفة من الرسائل متعددة الوسائط مع إمكانية إرفاق وإدارة سهلة
- إمكانية إدارة أمنية متقدمة من خلال تحديد مستويات الوصول والتحكم في أنشطة المستخدمين
- زيادة سرعة تبادل المعلومات داخل المنظمة وتقليل الاعتماد على البريد الإلكتروني التقليدي
- إمكانية البحث المتقدم والتصفية الدقيقة لاستعادة الرسائل بسرعة
- قدرة مزامنة الرسائل مع الإشعارات والمهام الموجودة في مكان العمل
- تقليل الأخطاء والأغلاط الناتجة عن تشتت الرسائل وفقدان المعلومات
- إمكانية أرشفة الرسائل على المدى الطويل والحفاظ على السجلات للمراجعات المستقبلية
- دعم المصادقة والتوقيع الرقمي لتعزيز أمان ومصداقية الرسائل
الارتباط بأنظمة Gity الأخرى
تمت مزامنة برنامج الرسائل بشكل كامل مع برامج أخرى في حزمة pooyan، بما في ذلك مكان العمل، ومنشئ العمليات، ومنشئ النماذج، ومنشئ التقارير، وجهات الاتصال. تضمن هذه المزامنة عرض الرسائل والإشعارات المتعلقة بالعمليات والنماذج للمستخدمين في مكان العمل، مما يتيح الوصول السريع إلى المعلومات ذات الصلة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن ربط الرسائل بالمهام المعينة، ويمكن تتبع سجلاتها بسهولة. يؤدي هذا التكامل إلى تسريع تدفق المعلومات وتحسين أداء المنظمة.
التقارير والمخرجات المعلوماتية
يتمتع هذا البرنامج بالقدرة على إنشاء تقارير متنوعة تساعد المديرين في تحليل حالة الاتصالات الداخلية. وتشمل هذه التقارير عدد الرسائل المرسلة والمستلمة، ومتوسط وقت الاستجابة، وحجم الرسائل بناءً على نوع المحتوى، وعدد المستخدمين النشطين، والتقارير الأمنية المتعلقة بالوصول والأنشطة غير المصرح بها. يمكن تعديل هذه التقارير وتخصيصها باستخدام برنامج منشئ التقارير، مما يتيح للمديرين تحديد نقاط القوة والضعف في نظام الاتصالات الخاص بالمنظمة والتخطيط لتحسينه.
