التعريف بنظام المعاملات والمعاهدات من حزمة برامج شريان
نظرة عامة على النظام
يُعد نظام المعاملات والمعاهدات من أهم مكونات حزمة برامج شريان، وقد تم تصميمه خصيصًا للإدارة الشاملة والدقيقة والقانونية لعمليات المعاملات وإبرام العقود داخل المؤسسات. يعتمد هذا النظام على أدوات ذكية ومعايير قانونية ومالية تُمكّن المؤسسات من الإشراف الكامل على جميع مراحل المعاملات، بدءًا من إعداد مسودات العقود ووصولًا إلى تسجيلها وتنفيذها ومتابعتها وإنهائها.
يهدف هذا النظام إلى تعزيز الشفافية، وتقليل المخاطر القانونية والمالية، وضمان الالتزام باللوائح الحاكمة للمعاملات المؤسسية. ومن خلال هذا النظام، يتم الاستغناء عن الإدارة اليدوية للعقود أو استخدام أدوات متعددة ومجزأة، حيث تتم إدارة جميع العمليات ضمن منصة موحدة وآمنة.
المشكلة أو الحاجة التي يعالجها النظام
في العديد من المؤسسات، لا سيما الجهات الحكومية أو الشركات الكبرى، تتم إدارة العقود والمعاهدات بشكل غير مركزي أو ورقي أو عبر ملفات منفصلة، مما يؤدي إلى ضياع المستندات، وتضارب البيانات، وتأخير التنفيذ، والإخلال بالالتزامات، وعدم الانتباه لمواعيد الاستحقاق، بل وقد ينتج عنه غرامات قانونية أو مالية.
يقضي نظام المعاملات والمعاهدات على هذه التحديات من خلال توفير منصة آمنة ومركزية وقابلة للتتبع، حيث يتم تخزين جميع بيانات المعاملات في قاعدة بيانات محمية، مع إتاحة التتبع والتعديل وإدارة النسخ ومراقبة الالتزامات التعاقدية بدقة.
الميزات والإمكانات الرئيسية
- تعريف وإدارة مختلف أنواع العقود والاتفاقيات والمعاهدات القانونية
- إدارة إجراءات اعتماد وتوقيع وتنفيذ وتجديد وإنهاء العقود
- نظام تنبيهات ذكي لمواعيد الدفعات، وانتهاء العقود، والتجديد أو تعديل البنود
- إرفاق المستندات والصور والفواتير والملاحق المرتبطة بكل عقد
- إنشاء واستخدام نماذج ثابتة للعقود الشائعة
- تسجيل وإدارة المناقصات والمزايدات والشراء المباشر وطلبات التسعير
- تقارير تحليلية عن حالة العقود، والمخاطر التنفيذية، والالتزامات المالية
- تحديد صلاحيات المستخدمين بناءً على أدوارهم في دورة المعاملات
- تتبع كامل للتعديلات طوال دورة حياة العقد مع دعم إدارة الإصدارات
- التكامل مع أنظمة المالية والموارد البشرية والمشتريات وإدارة المشاريع
الفئات المستهدفة من المستخدمين
تم تصميم هذا النظام للجهات الحكومية، والبلديات، وشركات المقاولات، والإدارات القانونية، ووحدات إدارة العقود، ومديري المشاريع، والإدارات المالية. ويمكن لأي مؤسسة تتعامل مع مقاولين أو مستشارين أو موردين الاستفادة من هذا النظام.
سيناريو تطبيقي أو مثال عملي
لنفترض أن مؤسسة إنشائية تدير عدة عقود مع مقاولين مختلفين لمشاريع متعددة، حيث يحتوي كل عقد على شروط دفع وضمانات ومواعيد تسليم وبنود خاصة ومراحل تنفيذ. باستخدام نظام المعاملات والمعاهدات، يمكن لمدير المشروع تسجيل جميع العقود في نظام واحد، ومتابعة التزامات الأطراف، واستلام تنبيهات بالمواعيد المهمة، والحصول على تقارير تحليلية لكل مشروع، مما يقلل الأخطاء البشرية ويمنع نسيان الالتزامات ويحد من النزاعات القانونية.
المزايا التنافسية ونقاط التميز
- تكامل كامل بين العمليات القانونية والمالية والتشغيلية للعقود
- تعزيز الشفافية في إجراءات المعاملات وتقليل الفساد الإداري
- تقليل الأخطاء البشرية والمخاطر القانونية عبر التنبيهات والمتابعة الآلية
- إمكانية تتبع التعديلات وإدارة نسخ العقود بدقة عالية
- مرونة في إعداد نماذج وصيغ العقود حسب احتياجات المؤسسة
- دعم الإجراءات القانونية للمناقصات والمزايدات
- مستوى عالٍ من الأمان لحماية البيانات التعاقدية الحساسة
- إدارة رقمية للمستندات وإنشاء ملف إلكتروني لكل معاملة
- واجهة استخدام احترافية وسهلة تناسب المستخدمين غير القانونيين
- التكامل مع أنظمة شريان الأخرى مثل المشتريات، وإدارة المشاريع، والمالية، وإدارة الجودة
التقارير والمخرجات المعلوماتية
يوفر نظام المعاملات والمعاهدات مجموعة واسعة من التقارير الإدارية والتحليلية والقانونية، مثل تقارير العقود النشطة، والعقود القريبة من التجديد، والالتزامات المتأخرة، والمدفوعات المنجزة أو المستحقة، والديون والمطالبات، وأداء المتعاقدين، وتحليل المخاطر التعاقدية، وهي تقارير ضرورية لدعم اتخاذ القرار في الاجتماعات الإدارية والقانونية.
التكامل مع أنظمة Gity الأخرى
يتكامل هذا النظام بشكل كامل مع أنظمة Gity الأخرى، وخصوصًا حزمة شريان، حيث يمكن الاستفادة من بيانات العقود مباشرة في أنظمة إدارة المشاريع والأنظمة المالية، كما تتكامل مراحل التنفيذ مع أنظمة المشتريات والمستودعات، مما يعزز الكفاءة والشفافية في سلسلة إدارة موارد المؤسسة بالكامل.
