بعد از جنگ جهانی دوم، تویوتا به دنبال روشی برای کاهش اتلاف‌ها در تاسیسات خود بود. روشی که در این شرکت اجرا و به عنوان سیستم تولید تویوتا شناخته شد، شامل اصولی برای خلق نظمی منطقی در محل کار بود. این اصول بعد از ژاپن در غرب هم مورد استقبال قرار گرفت و به نام نظام آراستگی 5S شناخته شد.

فایو اس (5S) یک روش مدیریتی ژاپنی است که دقیقاً برای حل این مشکل طراحی شده است. این متد کمک می‌کند محیط کار مرتب، ایمن و بهره‌ور باشد و هر چیزی سر جای خودش قرار بگیرد. (5S) وارد می‌شود؛ یک روش ساده اما قدرتمند برای افزایش بهره‌وری، کاهش اتلاف وقت و بهبود کیفیت محیط کار.

راز موفقیت سازمان‌ها در پنج مرحله 5S

1. ساماندهی (Seiri)

در این مرحله باید تمامی وسایل و ابزارها بررسی شده و موارد غیرضروری حذف شوند. وسایل اضافی باعث شلوغی و اتلاف وقت می‌شوند. برای مثال، در یک دفتر کار، پرونده‌ها و لوازم قدیمی که دیگر استفاده نمی‌شوند باید آرشیو یا دور ریخته شوند تا محیط کار برای ابزارهای ضروری آماده شود.

2. نظم و ترتیب (Seiton)

پس از حذف اضافات، همه ابزارها و اسناد باید سر جای خود قرار گیرند. این مرحله به کارکنان کمک می‌کند تا به سرعت به وسایل مورد نیاز دسترسی پیدا کنند. برچسب‌گذاری و قفسه‌بندی دقیق، از جمله روش‌های رایج برای اجرای این مرحله است.

3. پاکیزه‌سازی (Seiso)

محیط کار باید همیشه تمیز و مرتب باشد. پاکیزه نگه داشتن ابزارها و فضای کاری، هم ایمنی کارکنان را افزایش می‌دهد و هم خرابی تجهیزات را کاهش می‌دهد. نظافت منظم، از جمله وظایف روزانه کارکنان است.

4. استانداردسازی (Seiketsu)

برای حفظ نتایج سه مرحله قبلی، دستورالعمل‌ها و چک‌لیست‌هایی ایجاد می‌شوند تا همه افراد بدانند چه استانداردهایی باید رعایت شود. این مرحله باعث می‌شود نظم و پاکیزگی به یک عادت سازمانی تبدیل شود و کیفیت کار حفظ گردد.

5. انضباط (Shitsuke)

در نهایت، اجرای 5S تنها با رعایت مستمر و ایجاد فرهنگ سازمانی ممکن است. کارکنان باید به صورت دائم اصول نظم و استانداردها را رعایت کنند و مدیران با نظارت و آموزش، این رفتارها را در سازمان تثبیت می‌کنند.

چرا 5S اهمیت دارد؟

• افزایش بهره‌وری: با نظم و ترتیب در محیط کار، کارمندان وقت کمتری برای پیدا کردن ابزار یا اطلاعات هدر می‌دهند و انرژی بیشتری روی انجام درست کار می‌گذارند.
• کاهش خطا و خطرات: محیط تمیز و مرتب باعث کاهش اشتباهات و احتمال حوادث و آسیب‌ها می‌شود.
• کیفیت بهتر کار: استانداردسازی فرآیندها و نظم محیط باعث افزایش دقت و کیفیت خروجی کار می‌شود.
• صرفه‌جویی در منابع و زمان: حذف وسایل اضافی و ساماندهی درست، از هدررفت مواد، انرژی و زمان جلوگیری می‌کند.
• تقویت فرهنگ سازمانی: اجرای مستمر فایو اس باعث شکل‌گیری عادت‌ها و رفتارهای مثبت در کارکنان شده و هماهنگی تیم را افزایش می‌دهد.
• محیط کاری دلپذیرتر: یک محیط مرتب و پاک باعث ایجاد حس رضایت و انگیزه در کارکنان شده و جذابیت کار را بیشتر می‌کند.

سخن پایانی درباره 5S

اجرای نظام آراستگی 5S تنها به معنی مرتب کردن میز کار یا کارخانه نیست؛ این متد یک مسیر برای بهبود مستمر، افزایش بهره‌وری و ایجاد محیط کاری ایمن و دلپذیر است. وقتی هر چیز سر جای خود قرار گیرد و استانداردها رعایت شوند، کارها سریع‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شوند و فرهنگ همکاری و انضباط در سازمان شکل می‌گیرد. تجربه شرکت‌های پیشرو مانند تویوتا نشان می‌دهد که 5S می‌تواند تفاوت بزرگی در کیفیت، رضایت کارکنان و عملکرد کلی سازمان ایجاد کند و هر محیط کاری، چه کوچک و چه بزرگ، می‌تواند از آن بهره‌مند شود.