معرفی نرمافزار نامهها از بسته نرمافزاری پویان
معرفی کلی نرمافزار
نرمافزار نامهها از مجموعه نرمافزارهای پویان، ابزاری قدرتمند برای مدیریت، نگارش، ارسال، دریافت و آرشیو نامههای اداری در ساختارهای سازمانی و شهرداریها است. این نرمافزار با هدف حذف مکاتبات کاغذی، تسریع در فرآیندهای اداری و افزایش شفافیت ارتباطات درون و برونسازمانی طراحی شده است. سامانه نامهها به کاربران امکان میدهد تا با رعایت ساختارهای رسمی، کلیه مکاتبات را در بستر دیجیتال انجام داده و سوابق آن را بهصورت سازمانیافته ذخیرهسازی کنند.
مسئله یا نیاز اصلی که نرمافزار حل میکند
در سازمانها، مکاتبات رسمی و پیگیری مکتوبات یکی از مهمترین فرآیندهاست. استفاده از کاغذ، بایگانی فیزیکی، تأخیر در ارسال و دریافت، گمشدن اسناد، و نبود قابلیت پیگیری دقیق، مشکلات متداول در مدیریت نامههاست. نرمافزار نامهها با دیجیتالیسازی کامل این فرآیند، بستر امن، سریع و قابل پیگیری برای گردش نامهها فراهم میکند و همراستا با دولت الکترونیک، موجب بهبود بهرهوری در ارتباطات اداری میشود.
قابلیتها و امکانات کلیدی
- ایجاد و نگارش نامه با قالببندی رسمی
- ارسال نامه به کاربران، واحدها و سازمانهای دیگر
- ارجاع داخلی با قابلیت پیگیری و تعیین مهلت پاسخ
- ثبت شماره نامه، تاریخ، پیوست، گیرندگان و موضوع
- آرشیو خودکار نامهها با امکان دستهبندی و برچسبگذاری
- جستجوی پیشرفته بر اساس فرستنده، گیرنده، بازه زمانی، شماره و کلمات کلیدی
- اعلان لحظهای دریافت نامه جدید
- امضای دیجیتال و سطح دسترسی بر اساس نقش سازمانی
- امکان پیوست فایل، تصویر و سند به نامهها
مخاطبین و کاربران هدف نرمافزار
نرمافزار نامهها برای کلیه پرسنل سازمانی و شهرداری طراحی شده است؛ از دبیرخانه و مسئولین بایگانی گرفته تا مدیران ارشد، بخشهای حقوقی، مالی، شهرسازی و خدماتی. هر واحدی که نیاز به مکاتبه رسمی داخلی یا بین سازمانی دارد، میتواند از این نرمافزار استفاده کرده و در زمان، هزینه و نیروی انسانی صرفهجویی کند.
سناریوی کاربرد یا نمونه عملیاتی
فرض کنید واحد امور مالی نیاز دارد نامهای رسمی به واحد قراردادها جهت تمدید اعتبار یک پروژه ارسال کند. کارشناس امور مالی در نرمافزار نامهها، فرم نامه را ایجاد کرده، موضوع، گیرنده، متن و پیوستها را وارد میکند و نامه را ارسال میکند. گیرنده از طریق میزکار یا اعلان سیستم از دریافت نامه مطلع میشود، آن را بررسی و پاسخ میدهد. تمام این روند با شمارهگذاری، ثبت زمان و امضای دیجیتال مستندسازی میشود و در بایگانی الکترونیک ذخیره میگردد.
مزایای رقابتی و نقاط تمایز
- یکپارچگی کامل با فرمساز، فرآیندساز، سندساز و میزکار
- تسهیل پیگیری سوابق مکاتبات با سیستم رجیستری حرفهای
- جلوگیری از ارسالهای تکراری یا اشتباه با ساختار کنترل گیرندهها
- نمایش زنجیره ارجاعات هر نامه بهصورت درختی
- پشتیبانی از امضای دیجیتال و امنیت بالا در محرمانگی مکاتبات
- سازگار با ساختارهای سلسلهمراتبی و ارگانهای چندواحدی
ارتباط با سایر سامانههای گیتی
نرمافزار نامهها بهصورت مستقیم با سایر اجزای بسته پویان در ارتباط است. نامهها میتوانند از درون فرآیندها توسط فرآیندساز تولید و ارسال شوند؛ کاربران از طریق میزکار اعلان دریافت میکنند؛ اسناد پیوست شده به نامهها در درایوها ذخیره میگردند؛ و متن نامه میتواند از سندساز تولید شود. همچنین، اطلاعات مخاطبین نامه از ماژول مخاطبین فراخوانی شده و گردشکارهای مرتبط از طریق مدیریت وظایف پیگیری میشوند.
گزارشها و خروجیهای اطلاعاتی
نرمافزار نامهها امکان ارائه انواع گزارشهای مدیریتی و عملیاتی را فراهم میسازد. نمونههایی از این گزارشها شامل تعداد نامههای دریافتی و ارسالی در بازه زمانی مشخص، میزان پاسخدهی واحدها، وضعیت پیگیری نامهها، دستهبندی نامهها بر اساس موضوع یا فرستنده، و تحلیل ارتباطات سازمانی است. این گزارشها از طریق ابزار گزارشساز قابل تنظیم و سفارشیسازی هستند و به مدیران در تصمیمگیریهای کلان کمک شایانی میکنند.
