معرفی نرمافزار فرآیندساز از بسته نرمافزاری پویان
معرفی کلی نرمافزار
نرمافزار فرآیندساز یکی از اجزای راهبردی و هوشمند بسته نرمافزاری پویان از گروه گیتی است که با هدف دیجیتالیسازی و خودکارسازی گردش کارهای اداری و سازمانی طراحی شده است. این نرمافزار به سازمانها و شهرداریها امکان میدهد تا کلیه فرآیندهای داخلی خود را از حالت دستی و کاغذی خارج کرده و با تعریف گامبهگام مراحل، مسئولین، فرمها و قواعد، آنها را به صورت کاملاً دیجیتال و قابلپیگیری اجرا کنند. با استفاده از فرآیندساز، ساخت، اجرا، پایش و بهینهسازی فرآیندهای مختلف سازمانی سادهتر و سریعتر از همیشه انجام میشود.
مسئله یا نیاز اصلی که نرمافزار حل میکند
بسیاری از سازمانها به دلیل پراکندگی و پیچیدگی رویههای اداری، با مشکلاتی نظیر تأخیر در انجام امور، نبود شفافیت، ناهماهنگی بین واحدها و اتلاف منابع مواجه هستند. فرآیندهای دستی و غیرمستند، عامل اصلی این مشکلات بهشمار میآیند. نرمافزار فرآیندساز با دیجیتالیکردن مراحل اجرایی و تعریف مسیرهای شفاف و خودکار برای هر درخواست، زمینهساز افزایش بهرهوری، کاهش خطا، و ارتقای پاسخگویی در سطح سازمان میشود.
قابلیتها و امکانات کلیدی
- طراحی فرآیندها با رابط کاربری بصری و کشیدن و رها کردن (Drag & Drop)
- تعریف مراحل، مسئولان هر گام، شرایط ورود و خروج و کنترلهای سیستمی
- پشتیبانی از فرمهای پویا در هر مرحله از فرآیند
- امکان تعریف قواعد شرطی برای کنترل جریان اجرای فرآیند
- ارائه گزارش لحظهای از وضعیت هر درخواست و مرحله آن
- امکان توقف، بازگشت، ارجاع یا رد درخواستها بر اساس تصمیمات سیستمی یا انسانی
- ارسال هشدار، پیام یا یادآوری خودکار در نقاط مختلف فرآیند
- امکان ثبت زمانهای ورود و خروج و سنجش SLA سازمانی
مخاطبین و کاربران هدف نرمافزار
نرمافزار فرآیندساز برای تمامی سازمانها و نهادهایی که دارای ساختار سلسلهمراتبی و رویههای اجرایی تعریفشده هستند مناسب است. در شهرداریها، این نرمافزار ابزار اصلی برای پیادهسازی فرآیندهایی مانند صدور مجوز، بررسی درخواستهای عمرانی، مکاتبات بینواحدی، پیگیری شکایات و بسیاری امور دیگر بهشمار میرود. مدیران، کارشناسان، دبیرخانهها، واحدهای فنی، مالی، شهرسازی و خدمات شهری از جمله کاربران اصلی این نرمافزار هستند.
سناریوی کاربرد یا نمونه عملیاتی
فرض کنید شهروندی از طریق سامانه شهروندی یک فرم درخواست مجوز احداث تابلو تبلیغاتی را ثبت میکند. این فرم پس از ثبت، بهصورت خودکار وارد فرآیندی میشود که توسط فرآیندساز طراحی شده است. فرآیند شامل بررسی اولیه توسط دبیرخانه، بررسی فنی توسط واحد عمران، ارزیابی حقوقی، تأیید نهایی مدیریت و در نهایت صدور مجوز و ارسال پیام اطلاعرسانی به شهروند است. هر مرحله با زمان مشخص، مسئول مشخص و فرم مربوطه همراه است. همه مراحل قابلپیگیری، شفاف و قابلگزارشگیری هستند. این مثال تنها یکی از صدها فرآیندی است که با فرآیندساز قابل اجراست.
مزایای رقابتی و نقاط تمایز
- طراحی کاملاً بومی با توجه به ساختار شهرداریها و سازمانهای عمومی ایرانی
- سازگاری کامل با فرمساز، گزارشساز، سندساز و سایر اجزای بسته پویان
- امکان اجرای همزمان دهها فرآیند بدون تداخل یا کندی در سیستم
- رابط کاربری ساده و قابلدرک برای کاربران با سطح دانش متفاوت
- پایش آنلاین عملکرد فرآیندها و امکان بهینهسازی مستمر
- پشتیبانی از منطقهای پیچیده شرطی و مسیرهای انشعابی در فرآیند
- امکان اتصال فرآیندها به پیامها، یادآورها، مدیریت وظایف و دیگر ابزارهای کاربردی
ارتباط با سایر سامانههای گیتی
فرآیندساز در قلب بسته نرمافزاری پویان قرار دارد و به عنوان موتور محرک اجرای فرآیندها عمل میکند. فرمهایی که از طریق فرمساز طراحی شدهاند، در فرآیندساز جریان پیدا میکنند و نتایج اجرای فرآیندها میتوانند در گزارشساز به صورت تحلیلی ارائه شوند. فرآیندساز همچنین میتواند با سیستم پیامها برای ارسال اعلان، با یادآورها برای پیگیری مهلتها، با مدیریت وظایف برای ایجاد کارهای سیستمی، و با سرویسساز برای اتصال به سامانههای بیرونی تعامل داشته باشد. این سطح از یکپارچگی، قدرت بسته پویان را در ارائه راهکارهای کامل و منسجم نشان میدهد.
گزارشها و خروجیهای اطلاعاتی
فرآیندساز قابلیت ثبت و گزارشگیری از تمامی جزئیات فرآیند را دارد. کاربران میتوانند گزارشهای متنوعی مانند میانگین زمان اجرای هر مرحله، گلوگاههای اجرایی، تعداد فرآیندهای در حال انتظار، درخواستهای رد شده یا تأیید شده و عملکرد افراد در هر مرحله را مشاهده کنند. همچنین این اطلاعات میتواند بهصورت گرافیکی در قالب داشبورد مدیریتی نمایش داده شود. اتصال به گزارشساز نیز امکان ساخت گزارشهای سفارشی و تحلیلی را فراهم میکند.
