معرفی نرمافزار معاملات و معاهدات از بسته نرمافزاری شریان
معرفی کلی نرمافزار
نرمافزار معاملات و معاهدات یکی از مهمترین اجزای بسته نرمافزاری شریان است که به طور ویژه برای مدیریت جامع، دقیق و قانونی فرآیندهای معاملاتی و انعقاد قراردادها در سازمانها طراحی شده است. این سامانه با بهرهگیری از ابزارهای هوشمند و استانداردهای حقوقی و مالی، سازمانها را قادر میسازد تا بر کلیه مراحل انجام معاملات، از مرحله پیشنویس قراردادها تا ثبت، اجرا، پیگیری و خاتمه معاهدات نظارت کامل داشته باشند.
هدف این نرمافزار، افزایش شفافیت، کاهش ریسکهای حقوقی و مالی، و تضمین انطباق با مقررات حاکم بر معاملات سازمانی است. با بهرهگیری از این سیستم، دیگر نیازی به مدیریت دستی قراردادها یا استفاده از چندین ابزار پراکنده برای پیگیری وضعیت معاملات نیست، بلکه همه چیز در یک بستر یکپارچه و قابل اطمینان مدیریت میشود.
مسئله یا نیاز اصلی که نرمافزار حل میکند
در بسیاری از سازمانها، بهویژه نهادهای دولتی یا شرکتهای بزرگ، مدیریت قراردادها و معاهدات به صورت غیرمتمرکز، کاغذی یا مبتنی بر فایلهای جداگانه انجام میشود. این وضعیت باعث بروز مشکلاتی مانند گم شدن اسناد، تناقض اطلاعات، تأخیر در اجرای قراردادها، نقض تعهدات، عدم اطلاع از تاریخهای سررسید، و حتی جرائم حقوقی یا مالی میگردد.
نرمافزار معاملات و معاهدات با ایجاد یک بستر امن، متمرکز و قابل پیگیری، همه این چالشها را از بین میبرد. این سامانه تمام اطلاعات مربوط به معاملات را در یک پایگاه داده امن نگهداری میکند و امکان ردیابی، ویرایش، ثبت نسخههای مختلف و مدیریت دقیق تعهدات قراردادی را فراهم میسازد.
قابلیتها و امکانات کلیدی
- تعریف و مدیریت انواع قراردادها، تفاهمنامهها و معاهدات حقوقی
- ایجاد فرآیندهای تصویب، امضا، اجرا و تمدید قراردادها
- سیستم هوشمند هشدار برای سررسید پرداختها، پایان قرارداد، تمدید یا تغییر مفاد
- امکان پیوست مستندات، تصاویر، فاکتورها و ضمائم مرتبط با هر قرارداد
- تعریف الگوهای ثابت برای قراردادهای متداول
- ثبت فرآیندهای مناقصه، مزایده، ترک تشریفات و استعلام بها به صورت شفاف
- گزارشگیری تحلیلی از وضعیت قراردادها، ریسکهای اجرایی و بدهیها یا مطالبات
- امکان تعریف سطوح دسترسی برای کاربران مختلف با توجه به نقش آنها در زنجیره معاملاتی
- ردیابی کامل تغییرات در طول حیات قرارداد (versioning)
- امکان یکپارچهسازی با سیستمهای مالی، منابع انسانی، تدارکات و مدیریت پروژه
مخاطبین و کاربران هدف نرمافزار
این سامانه برای سازمانهای دولتی، شهرداریها، شرکتهای پیمانکاری، واحدهای حقوقی، امور قراردادها، مدیران پروژه و واحدهای مالی طراحی شده است. در واقع هر سازمانی که با معاملات بزرگ، پیمانکاران، مشاوران یا تامینکنندگان در ارتباط است، میتواند از مزایای این نرمافزار بهرهمند شود.
سناریوی کاربرد یا نمونه عملیاتی
فرض کنید یک سازمان عمرانی قراردادهایی با چندین پیمانکار برای پروژههای مختلف دارد. هر قرارداد دارای شرایط پرداخت، ضمانتنامهها، مهلت تحویل، مفاد خاص و مراحل اجرای متفاوت است. با استفاده از نرمافزار معاملات و معاهدات، مدیر پروژه میتواند همه این قراردادها را در یک سامانه ثبت کند، وظایف و تعهدات طرفین را پیگیری کند، تاریخهای مهم را با هشدار دریافت کند و در نهایت گزارشهای تحلیلی از وضعیت هر پروژه دریافت کند. این کار باعث کاهش خطاهای انسانی، جلوگیری از فراموش شدن تعهدات و کاهش دعواهای حقوقی میشود.
مزایای رقابتی و نقاط تمایز
- یکپارچهسازی کامل فرآیندهای حقوقی، مالی و عملیاتی
- افزایش شفافیت در فرآیندهای معاملاتی و کاهش فساد اداری
- کاهش خطای انسانی و خطرات حقوقی با استفاده از هشدارها و پیگیریهای خودکار
- امکان رهگیری تغییرات و ثبت نسخههای مختلف از قراردادها برای پیگیری دقیق
- قابلیت تنظیم فرمها و الگوهای قراردادی بر اساس نیاز سازمان
- پشتیبانی از فرآیندهای قانونی مناقصه و مزایده
- امنیت بالا در نگهداری اطلاعات حیاتی قراردادها
- پشتیبانی از بارگذاری مستندات و ایجاد پرونده دیجیتال برای هر معامله
- رابط کاربری حرفهای و در عین حال ساده برای استفاده کاربران غیرحقوقی
- امکان اتصال به سایر نرمافزارهای بسته شریان مانند تدارکات، پروژه، مالی و مدیریت کیفیت
گزارشها و خروجیهای اطلاعاتی
نرمافزار معاملات و معاهدات قابلیت تولید انواع گزارشهای مدیریتی، تحلیلی و حقوقی را دارد؛ مانند گزارش قراردادهای فعال، قراردادهای در آستانه تمدید، تعهدات معوق، پرداختهای انجامشده یا سررسید، گزارش بدهیها و مطالبات، وضعیت پیمانکاران و نیز تحلیل ریسک در قراردادها. این گزارشها برای تصمیمگیری دقیق در جلسات مدیریتی و حقوقی سازمان بسیار حیاتی هستند.
ارتباط با سایر سامانههای گیتی
این نرمافزار به صورت کامل با سایر نرمافزارهای گیتی و به ویژه بسته شریان همگامسازی شده است. برای مثال، اطلاعات قراردادها مستقیماً در سیستم مدیریت پروژه یا سیستم مالی قابل استفاده است. یا فازهای اجرایی قراردادها در تعامل با نرمافزار تدارکات و انبارداری ثبت میشوند. این یکپارچگی، ضریب بهرهوری و شفافیت کل زنجیره مدیریت منابع سازمانی را افزایش میدهد.
