پورتال پیمانکاران در بسته نرمافزاری شریان
معرفی پورتال پیمانکاران
پورتال پیمانکاران یکی از اجزای حیاتی بسته نرمافزاری «شریان» است که با هدف ایجاد شفافیت، افزایش بهرهوری، کاهش بروکراسی و تسهیل ارتباطات میان سازمان و پیمانکاران طراحی شده است. این سامانه بستری امن و تحت وب فراهم میسازد که از طریق آن پیمانکاران میتوانند اطلاعات، مستندات، درخواستها، صورتوضعیتها و سایر تعاملات مربوط به پروژهها را بهصورت الکترونیکی ثبت و پیگیری نمایند.
در بسیاری از سازمانهای بزرگ، بهویژه شهرداریها و شرکتهای عمرانی، مدیریت ارتباط با دهها یا صدها پیمانکار امری چالشبرانگیز است. از فقدان شفافیت در انتخاب و ارزیابی پیمانکاران گرفته تا تأخیر در پرداختها، ناهماهنگی مستندات و دوبارهکاریها، همگی نشاندهنده نیاز به یک سیستم متمرکز و قابلاعتماد هستند. پورتال پیمانکاران شریان با پوشش تمامی این ابعاد، موجب ارتقاء شفافیت، تسریع فرآیندها و افزایش رضایت پیمانکاران و مدیران پروژه میشود.
ویژگیها و قابلیتها
- ثبت مشخصات، مجوزها، گواهینامهها، تجهیزات و منابع انسانی پیمانکار
- ارزیابی اولیه و رتبهبندی پیمانکاران بر اساس معیارهای سازمان
- ارسال فراخوانهای مناقصه و دریافت پیشنهادهای فنی و مالی
- ثبت قراردادها و معاهدات الکترونیکی با پیوستهای قابل استناد
- ثبت، ارسال و پیگیری صورتوضعیتهای مالی توسط پیمانکار
- ثبت گزارشهای پیشرفت پروژه بههمراه مستندات تصویری و متنی
- مدیریت مستندات پروژه، صورتجلسهها، دستور کارها و مکاتبات
- دسترسی پیمانکار به زمانبندی، بودجه و اطلاعات پروژه در سطح مجاز
- ارسال هشدارها و اطلاعرسانیها بهصورت خودکار از طریق پیامک، ایمیل یا داخل پورتال
- ثبت اعتراضات، سؤالات و درخواستهای اصلاح توسط پیمانکار
- امتیازدهی به پیمانکاران پس از اتمام پروژه بر اساس عملکرد واقعی
کاربردهای پورتال در مدیریت شهری
در محیطی مانند شهرداری، پروژههای متعددی به پیمانکاران مختلف واگذار میشود. با استفاده از پورتال پیمانکاران شریان، شهرداری میتواند مدیریت این پیمانکاران را بهصورت سیستماتیک و یکپارچه انجام دهد. هر پیمانکار دسترسی اختصاصی به پنل خود دارد و تنها پروژههای مربوط به خود را مشاهده میکند. مستندات، صورتوضعیتها، گزارشها، دستور کارها و سایر اطلاعات از طریق این پنل رد و بدل شده و سابقهای شفاف و قابلپیگیری از تمام فعالیتها در سیستم ذخیره میشود. این موضوع از بروز اختلافات و ابهامات جلوگیری کرده و فرآیند نظارت و کنترل را برای مدیران پروژه آسانتر میسازد.
مزایای سازمانی استفاده از پورتال پیمانکاران
- کاهش مراجعات حضوری پیمانکاران و صرفهجویی در زمان و هزینه
- افزایش دقت در مستندات، مکاتبات و صورتوضعیتها
- ایجاد بانک اطلاعاتی از پیمانکاران با امکان تحلیل عملکرد
- شفافسازی در ارزیابی، انتخاب و رتبهبندی پیمانکاران
- پیشگیری از اتلاف منابع بهدلیل عدم هماهنگی یا گمشدن اطلاعات
- ارتقاء نظارت مدیران پروژه بر عملکرد و پیشرفت پیمانکاران
- همراستایی با سیاستهای دولت الکترونیک و شفافیت سازمانی
امکان اتصال به سایر نرمافزارهای شریان
پورتال پیمانکاران بهصورت کامل با سایر ماژولهای بسته شریان یکپارچه شده است. برای نمونه:
- اطلاعات قرارداد از نرمافزار «معاملات و معاهدات» فراخوانی میشود.
- صورتوضعیتها و پرداختها به سیستم مالی و حسابداری متصل هستند.
- پیشرفت فیزیکی پروژه از ماژول «مدیریت پروژه» قابل مشاهده است.
- گزارشهای کیفیت و بازرسی از ماژول «مدیریت کیفیت» نمایش داده میشود.
- پرسشها و تیکتها از طریق CRM قابل پیگیری و پاسخگویی هستند.
گزارشها و داشبوردهای مدیریتی
- لیست پیمانکاران فعال و غیرفعال بر اساس دستهبندیها
- خلاصه وضعیت پروژههای هر پیمانکار
- صورتوضعیتهای تأییدشده، در حال بررسی و ردشده
- سابقه اعتراضات و درخواستهای رسیدگی
- نمودار رتبهبندی پیمانکاران بر اساس امتیاز عملکرد
- گزارش میانگین زمان بررسی و پرداخت صورتوضعیتها
امنیت و سطوح دسترسی
تمام دادهها در پورتال پیمانکاران با پروتکلهای امنیتی رمزنگاری شده و دسترسی به اطلاعات بر اساس نقش، پروژه، مجوز و سطح دسترسی تعریفشده برای هر پیمانکار انجام میشود. ورود به پورتال از طریق نام کاربری اختصاصی، احراز هویت دو مرحلهای و ثبت سوابق فعالیتها تضمینکننده محرمانگی و صحت تبادلات خواهد بود.
جمعبندی
پورتال پیمانکاران شریان، یک زیرساخت راهبردی برای سازمانهایی است که تعامل گسترده با پیمانکاران دارند. این سامانه نهتنها به تسهیل همکاری و افزایش سرعت تبادلات کمک میکند، بلکه شفافیت، انضباط و اعتماد متقابل را نیز به فضای پیمانکاری تزریق مینماید. با استفاده از این پورتال، سازمانها میتوانند روابط حرفهایتر، دقیقتر و مبتنی بر داده با پیمانکاران خود برقرار کنند و کیفیت اجرای پروژهها را بهطور ملموس ارتقاء دهند.
